De agenda in Kolibri - een nieuwe afspraak toevoegen

Stap 1 - Maak een nieuwe afspraak

Klik op de groene knop 'Nieuw' en selecteer 'Afspraak'.

afspraak_-_01_toevoegen.png

Stap 2 - Voer de gegevens van de afspraak in

Geef als eerste aan in welke categorie deze afspraak valt.

afspraak_-_02_Selecteer_categorie.png

Je ziet dat Kolibri aangeeft dat jij verantwoordelijk bent voor deze afspraak. Door op het plusje te klikken kun je medewerkers toevoegen. Begin in het veld de naam van de betreffende medewerker te typen en Kolibri zal de naam zelf aanvullen. Als de naam nog niet voorkomt in Kolibri krijg je de mogelijkheid om deze alsnog toe te voegen. De afspraak zal automatisch in de agenda van de betreffende medewerker verschijnen. Door met de muis op de naam van een medewerker te gaan staan kun je door op het dan te verschijnen rode kruisje medewerkers verwijderen.

afspraak_-_03_verantwoordelijk.png

Aan elke afspraak kan een opdracht, een locatie en/of een relatie met wie de afspraak gemaakt wordt toegevoegd worden. Bij een opdracht of een relatie zal Kolibri automatisch de gegevens aanvullen. Mocht de relatie nog niet in Kolibri staan dan krijg je de optie om deze aan de relaties in Kolibri toe te voegen.

Bij het invoeren van de locatie zal Kolibri een kaartje toevoegen.

afspraak_-_04_koppelen.png

Als laatste geef je de begintijd en duur van de afspraak aan. Je kunt de aan de afspraak gekoppelde relatie een herinnering sturen en aangeven hoe lang van te voren die per e-mail verstuurd wordt. In het tekstveld kun je eventueel nog een korte notitie zetten.

afspraak_-_05_tijd.png

Is er sprake van een terugkerende afspraak, klik dan op de blauwe knop 'Terugkeerpatroon' en voer de juiste gegevens in.

afspraak_-_06_terugkeerpatroon.png

Sla de afspraak op en hij verschijnt in jouw agenda overzicht en/of in die van de verantwoordelijke medewerker.

afspraak_-_07_overzicht.png

Je ziet een oranje uitroepteken bij de nieuwe afspraak. Dit betekent dat de afspraak nog niet bevestigd is. Dubbelklik op het item zodat het detailscherm weer geopend wordt en klik op de blauwe knop 'Afspraak bevestigen'. Sla hem op en de afspraak staat nu definitief in de agenda.

Als je met de muis op de afspraak gaat staan zie je een popup schermpje met een korte samenvatting van de afspraak.

afspraak_-_08_samenvatting.png