De Venum agenda in Outlook

Let op: deze functionaliteit wordt officieel niet meer ondersteund door ons.

 

Met de Outlook Connector kun je de agenda en de taken van Venum synchroniseren naar Microsoft Outlook.

Hoe werkt het?
De Venum Outlook Connector werkt alleen van Venum naar Outlook, dus de afspraken in Venum worden naar Outlook gekopieërd. Er wordt niet gesynchroniseerd, dat betekent dat de afspraken en taken die in Outlook worden gemaakt  niet naar Venum worden gekopieerd.

Voorbereiding
Voordat je de Venum Outlook Connector wil gebruiken is het handig om Venum eerst op te starten. Dit, omdat je een zogenaamde ‘token’ nodig hebt. Dit is een code om Venum te kunnen koppelen met Outlook. Deze is te vinden in Venum onder het menu Extra, Instellingen, Gebruikersinstellingen, Outlook connector. Hou dit scherm open.

 

 

 

Hoe installeer ik de Outlook Connector? 
De meldingen die kunnen verschijnen zijn een beetje afhankelijk van wat er al op je computer is geïnstalleerd en welke internet browser je gebruikt. 
Klik hier om het installatie bestand (setup.exe) te downloaden. Open dit bestand (Uitvoeren, Run) of sla deze ergens op je computer op. Als je kiest voor het laatste open dan dit bestand vanuit Verkenner.

 

 De Venum Outlook Connector gaat nu controleren of het benodigde programma (Microsoft .NET Framework 4.0) eerder is geïnstalleerd. Is dit niet het geval dat wordt het automatisch gedownload en geïnstalleerd. Dit kan even duren. Tijdens deze installatie kunnen er verschillende vensters verschijnen die om bevestiging vragen, deze kunnen allen worden geaccepteerd.

 

 

 Als zowel Microsoft .NET Framework 4.0 en Venum Outlook Connector zijn geïnstalleerd zal er gevraagd worden om de ‘token’ in te voeren. Deze stond nog op het andere scherm open (zie voorbereiding), kopieer deze token (dubbelklikken en kies Ctrl-C) en plak deze in de vensterregel (Ctrl-V) en druk op ‘OK’.

 

 

Nu het echte werk.
De Venum Outlook Connector wordt de eerste keer automatisch opgestart en er verschijnt een melding dat een programma, in dit geval de Outlook Connector, toegang probeert te verkrijgen tot adresgegevens. Dit is een Outlook melding die moet worden toegestaan anders kan er niet gesynchroniseerd worden. Geef aan hoe lang je toegang wil geven. Als je het selectievakje niet aanklikt, zal bij elke afspraak of taak deze vraag worden gesteld.

 

Wat gebeurt er dan?
Alle afspraken en taken worden van Venum gekopieerd naar Outlook, ook de gekoppelde medewerkers, relaties en objecten worden in de beschrijving weergegeven. Hiermee is de synchronisatie voltooid. Verder staat in de taakbalk rechtsonder nu een Venum icoontje dat aangeeft dat het programma nu loopt.

 

 

Kan ik nieuwe taken en afspraken die ik in Venum heb gezet alsnog in Outlook krijgen? Jazeker, als een nieuwe afspraak of taak in Venum is gemaakt kan je het Venum Connector programma opstarten (icoontje rechtsonder met de rechtermuisknop ‘Tonen’ of in het startmenu onder Venum) en kiezen voor de knop ‘Synchroniseer nu’. Nu worden enkel de wijzigingen sinds de laatste synchronisatie gekopieerd naar Outlook. In het scherm verschijnt een bevestiging dat de synchronisatie is gelukt.

 

 

Hoe kan ik alle afspraken helemaal opnieuw in Outlook zetten?
Open de Venum Outlook Connector en kies dan op de tekst “Klik hier om ….op te halen.” Nu wordt het geheugen gewist zodat de Venum Outlook Connector niet kan zien dat er eerder een synchronisatie heeft plaatsgevonden en worden alle afspraken en taken van de laatste twee maanden opgehaald.

 

 

Wat gebeurt er met de agenda in Venum als ik in Outlook de afspraken wijzig?
Helemaal niets, daarom is het aan te raden om alle afspraken die met Venum te maken hebben enkel in Venum te wijzigen en dan te synchroniseren met Outlook.
Als alles goed is verlopen krijg je daar een melding van dat de synchronisatie succesvol is.

 

Wat kan de Venum Outlook Connector nog meer?
Je kan de Venum Outlook Connector automatisch laten opstarten als Windows wordt gestart. Dit is makkelijk omdat je dan Kies uit het menu ‘Opties’ de keuze ‘Opstarten met Windows…’Als je Windows nu opstart zal de Venum Outlook Connector direct de recente gegevens uit Venum kopiëren naar Outlook.