Hoe maak ik een agenda afspraak

1. De agenda
In de weergave hieronder leg ik uit wat er in het overzicht van de agenda staat. 

1. Quickvieuw: Selecteer eenvoudig een gewenste datum. Klik op 'vandaag' om terug te gaan de huidige dag. 
2. Medewerkers: Je kunt meerdere agenda's tegelijk bekijken. Wanneer je een medewerker selecteert onthoud Venum dat je deze selectie gedaan hebt. 
3. Nieuwe actie - Afspraak: Plaats direct een nieuwe afspraak in je agenda. 
4. Weergave aantal dagen: Bekijk de agenda op 3 verschillende manieren.
5. Weergave per minuten: Bekijk je agenda overzicht in verschillende tijdsweergave. 
6. Categorie weergave: Bekijk de afspraken per categorie. 
7. Overzicht van agenda: Bekijk je agenda in een overzicht, de kleur van de afspraak is de gekozen categorie. Klik op je rechter muis knop om afspraken te exporteren of af te drukken.  

 

2. Instellingen agenda
Voordat je de agenda gaat gebruiken is het mogelijk bij categorieën een vaste tijdsduur en notities in te stellen. Je kan ook instellen of een afspraak bevestigd moet worden. Ik leg je uit hoe dat moet. Klik op Mijn Venum en dan op Instellingen.
1. Klik op Agenda.
2. Bij Categorie vind je alle categorieën onder elkaar.  
3. Klik op Instellingen om de standaard tijdsduur, noties en bevestiging van de categorie in te vullen.

4. Vul de standaardduur in, geef aan of de afspraak bevestigd moet worden en vul de standaard notie voor deze categorie in.



3. Afspraak maken
Om een afspraak te maken in jouw agenda of in de agenda van een collega, klik dan op 'Nieuwe actie - Afspraak' zoals ik in de vorige afbeelding aangaf. Onderstaande afspraak scherm opent vervolgens: 

1. Terugkeer patroon: Heb jij een afspraak of een vergadering die bijvoorbeeld wekelijks terug komt? Dan kies je hier het patroon.  
2. Urgentie of persoonlijk: Bij het selecteren van Urgent wordt de afspraak aangegeven met een rode uitroepteken. is het een persoonlijke afspraak? Dan zien jouw collega's de inhoud van deze afspraak niet. 
3. Bevestigd of geannuleerd: Geef hier aan als de afspraak bevestigd of geannuleerd is. 
4. Sleutelnummer: Is er een object gekoppeld aan de afspraak en heeft dit object een sleutelnummer, dan zie je dat hier. 
5. Categorie: Kies een categorie bij het maken van de afspraak. 
6. Medewerkers: Voer jij een afspraak in voor een collega of wil je meerdere collega's uitnodigen voor de afspraak, klik op > om de medewerkers te selecteren. 
7. Object, locatie, relatie en onderwerp: Om een object of een relatie aan de afspraak te koppelen klik je op > en zoek je de relatie of het object op. Toevoegen van een relatie kan ook door de naam in het veld in te typen. Heb je deze relatie nog niet in Venum staan, dan voeg je hem snel toe door de naam in te typen en te kiezen voor 'Nieuw persoon/bedrijf toevoegen met de naam ... ?'. Een voorbeeld wanneer je een object en relatie koppelt aan een afspraak is als je gekozen hebt voor de categorie 'bezichtiging'. De locatie wordt automatisch ingevuld, dit is het adres van het object. Het onderwerp wordt automatisch ingevuld. Bij een bezichtiging zal er staan: 'Bezichtiging bij ...'
8. Datum en tijd: Wanneer is de afspraak en hoe laat? Bij stap 2 'Instellingen agenda' stel je een standaard duur van een afspraak in. 
9. Notities: Wil je voorafgaand aan de afspraak een notitie maken? Voor iedere afspraak kan je ook een standaard notie maken. Zie stap 2 'Instellingen agenda'. 
10. Sleutelnotitie: Deze notitie vul je in bij het object waar het sleutelnummer aan toegekend is.