Werken met de agenda in Kolibri

In de agenda van Kolibri zie je in één oogopslag wat je afspraken zijn, waarbij je kunt kiezen voor een dag-, week- of maandweergave. Ook is het mogelijk om een lijstweergave te zien.

agenda1.png

agenda2.png

Door met de muiscursor op een afspraak te gaan staan zie je een pop-up met de belangrijkste details van de afspraak.

agenda5.png

Aan de linkerkant zie je twee keuzes, 'Gedeelde agenda's' en 'Categorie'. Hoe je agenda's kunt delen lees je hier.

Door op 'Categorie' te klikken krijg je de mogelijkheid om de afspraken in je agenda te filteren zodat je alleen de afspraken ziet die in die categorie(ën) vallen.

agenda4.png

Toevoegen van een afspraak

Om een afspraak in je agenda toe te voegen klik je op de groene knop 'Nieuw' en selecteert 'Afspraak'.

agenda3.png

In het scherm dat dan opent vul je de details van de afspraak in. Selecteer als eerste de categorie waaronder de afspraak valt. Elke categorie heeft een kleurcode die je in de agenda terugziet.

Omdat jij de afspraak in de agenda zet zie je je naam in het veld 'Wie is verantwoordelijk?'. Je kunt een collega toevoegen door zijn/haar naam in te typen. Kolibri zal de naam automatisch aanvullen. De toegevoegde collega ziet deze afspraak nu ook in zijn/haar agenda. Als je je eigen naam verwijdert zal de afspraak uit jouw agenda verdwijnen maar in de agenda van de toegevoegde collega blijven staan.

Betreft het een afspraak waar een opdracht bijhoort, zoals bijvoorbeeld een bezichtiging of een aankoopgesprek dan kun je deze koppelen aan de afspraak. Begin met het typen van het adres en als de opdracht al in Kolibri staat zal deze automatisch aangevuld worden.

Vervolgens kun je eventueel de plaats invoeren van waar de afspraak is.

Als er relaties betrokken zijn bij de afspraak (verkopers, notariskantoren e.d.) kunnen die gekoppeld worden. Ook hier zal Kolibri de naam automatisch aanvullen. Bestaat de relatie nog niet dan heb je de optie om hem/haar alsnog als relatie toe te voegen.

Daarna vul je het onderwerp in. Dit is een verplicht veld, Kolibri gebruikt dit in de agendaweergave. Kolibri zal dit veld automatisch proberen in te vullen, je kunt het altijd handmatig wijzigen.

Het vinkje 'Persoonlijk' bepaalt of je collega's de details van deze afspraak kunnen inzien.

Hierna voer je de tijd van de afspraak in. Het instellen van herinneringen wordt hier beschreven: Werken met de agenda in Kolibri - herinneringen.

Hoe je een afspraak regelmatig terug kunt laten komen lees je hier: Werken met de agenda in Kolibri - herhalende afspraken.

Behalve je eigen agenda kun je ook de agenda's van je Kolibri medegebruikers inzien.