Werken met de agenda in Kolibri

In de agenda van Kolibri zie je in één oogopslag wat je afspraken zijn, waarbij je kunt kiezen voor een dag-, week- of maandweergave. Ook is het mogelijk om een lijstweergave te zien.

agenda21.png

agenda22.png

Door met de muiscursor op een afspraak te gaan staan zie je een pop-up met de belangrijkste details van de afspraak.

agenda5.png

Aan de linkerkant zie je drie keuzes, 'Gedeelde agenda's', 'Categorie' en 'Weergave per:'. Hoe je agenda's kunt delen lees je hier.

Door op 'Categorie' te klikken krijg je de mogelijkheid om de afspraken in je agenda te filteren zodat je alleen de afspraken ziet die in die categorie(ën) vallen.

agenda4.png

Vervolgens kun je aangeven in welke tijdseenheden je agenda getoond moet worden, 15 minuten, 30 minuten of 60 minuten.

agenda23.png

agenda24.png

Toevoegen van een afspraak

Om een afspraak in je agenda toe te voegen klik je op de groene knop 'Nieuw' en selecteert 'Afspraak'.

agenda3.png

In het scherm dat dan opent vul je de details van de afspraak in. Selecteer als eerste de categorie waaronder de afspraak valt. Elke categorie heeft een kleurcode die je in de agenda terugziet.

agenda25.png

Omdat jij de afspraak in de agenda zet zie je je eigen naam in het veld 'Wie is verantwoordelijk?'. Je kunt een collega toevoegen door zijn/haar naam in te typen. Kolibri zal de naam automatisch aanvullen. De toegevoegde collega ziet deze afspraak nu ook in zijn/haar agenda. Als je je eigen naam verwijdert door over je naam te hoveren en op het kruisje te klikken zal de afspraak uit jouw agenda verdwijnen maar in de agenda van de toegevoegde collega blijven staan.

agenda26.png

Betreft het een afspraak waar een opdracht bijhoort, zoals bijvoorbeeld een bezichtiging of een aankoopgesprek dan kun je deze koppelen aan de afspraak. Begin met het typen van het adres en als de opdracht al in Kolibri staat zal deze automatisch aangevuld worden.

agenda27.png

Vervolgens kun je eventueel de plaats invoeren waar de afspraak is. Kolibri zal ook hier tijdens het typen op zoek gaan naar mogelijke resultaten.

agenda28.png

Als er relaties betrokken zijn bij de afspraak (verkopers, notariskantoren e.d.) kunnen die gekoppeld worden. Ook hier zal Kolibri de naam automatisch aanvullen. Bestaat de relatie nog niet dan heb je de optie om hem/haar alsnog als relatie toe te voegen.

agenda29.png

Daarna vul je het onderwerp in. Dit is een verplicht veld, Kolibri gebruikt dit in de agendaweergave. Kolibri zal dit veld automatisch proberen in te vullen, je kunt het altijd handmatig wijzigen.

Als je het vinkje 'Persoonlijk' aanvinkt kunnen je collega's de details van deze afspraak niet inzien en wijzigen.

agenda30.png

Hierna voer je de tijd van de afspraak in. Het instellen van herinneringen wordt hier beschreven: Werken met de agenda in Kolibri - herinneringen.

Het regelmatig laten terugkeren van een afspraak kun je instellen door op de blauwe knop 'Toevoegen' onder 'Terugkeerpatroon' te klikken. Een uitgebreide beschrijving hoe je een terugkeerpatroon instelt staat op de pagina Werken met de agenda in Kolibri - herhalende afspraken.

agenda31.png

Behalve je eigen agenda kun je ook de agenda's van je Kolibri medegebruikers inzien.

Heb je de afspraak helemaal ingevoerd, klik dan op de knop 'Opslaan & sluiten'. De afspraak zal nu in de agenda staan.