Werken met Kolibri in het kort

In deze handleiding lopen we heel snel door de belangrijkste functies van Kolibri heen, met waar nodig linkjes naar meer uitgebreide beschrijvingen. Hoe je Kolibri zo instelt dat je optimaal gebruik maakt van deze functies kun je lezen op de pagina 'Werken met Kolibri - de instellingen van Kolibri'.

De interface van Kolibri

Waar je ook bent in Kolibri, sommige elementen komen in elk scherm terug. Aan de linkerkant zie je het menu met alle Kolibri functies. Bovenin staat het zoekveld waarin je kunt zoeken op opdrachten, relaties en facturen. Daarnaast staan drie icoontjes, een klokje met daarachter je notificaties, een Housenet logo dat je laat inloggen op je Housenet website en een icoontje naar Exchange, waar je het aanbod van collegamakelaars binnen jouw brancheorganisatie kunt zien.

Tenslotte zie je je naam. Klik hierop en je krijgt de optie om je profiel te wijzigen, je Kolibri instellingen aan te passen of om uit te loggen.

Een uitgebreide uitleg over de interface van Kolibri lees je op deze pagina.

kort1.png

Het dashboard

Op je dashboard zie je in één oogopslag de belangrijkste zaken in een handig overzicht. Om te beginnen je agenda voor vandaag, daarna je ingeplande taken, de opdrachten die je het laatst bewerkt hebt, je transacties van deze week, je onderhandelingspercentage van deze maand, de gemiddelde doorlooptijd en tenslotte je courtage pijplijn.

kort2.png

Opdrachten

Als je het scherm 'Opdrachten' opent kom je in eerste instantie in het overzichtsscherm. Hier zie je een lijst met je opdrachten. Aan de linkerkant zie je de filters waarmee je bepaalt welke opdrachten je in deze lijst getoond wilt hebben.

Je kunt de lijst exporteren naar Excel door op de groene knop 'Exporteren' te klikken. Door op een pand in de lijst te klikken ga je naar het detailscherm van dat pand van waaruit je het eventueel kunt bewerken.

Een meer uitgebreide beschrijving van dit scherm en het detailscherm lees je op deze pagina. De filters worden hier beschreven.

kort3.png

Sleutelbord

In het scherm 'Sleutelbord' zie je een handige lijst van alle sleutelnummers die in gebruik zijn en de daarbij behorende panden.

kort4.png

Je agenda

In je agenda zie je je afspraken voor die dag, week, maand of in een lijst. Welke weergave je ziet kun je zelf bepalen, rechts bovenin de agenda.

Verder kun je aangeven van welke collega('s) je de agenda ook wil zien, welke afspraakcategorieën en de tijdseenheid waarin afspraken getoond worden.

Een volledig overzicht van de agenda en het toevoegen van nieuwe afspraken staat op de pagina Werken met de agenda in Kolibri.

agenda32.png

E-mail

Eén van de dingen waar we als Kolibri-team bijzonder trots op zijn is de e-mail integratie in Kolibri. Onderhoud vanuit Kolibri de communicatie met je opdrachtgevers en collega's. Koppel met een paar muisklikken e-mails aan opdrachten en relaties.

Hoe je een e-mail account koppelt aan Kolibri en wat je er allemaal mee kunt lees je op de pagina E-mail in Kolibri.

mail1.png

Taken

In het takenoverzicht zie je een lijst met al je taken, een soort to-do list. De taken die je voor vandaag hebt ingepland vind je ook terug op het dashboard onder 'Je taken vandaag'.

Om je lijst met taken een beetje overzichtelijk te houden kun je gebruik maken van de filters die boven de lijst staan. Je kunt filteren op status (voltooid of nog uit te voeren), van wie de taak is (van jezelf of van je collega's) en op categorie.

kort5.png

Door op een taak te klikken ga je naar het detailscherm van deze taak, waar je eventueel de gegevens kunt wijzigen.

Als je de taak voltooid hebt klik je op het vakje links van de taak waardoor hij in het overzicht naar de rubriek 'Voltooide taken' verplaatst wordt.

Een meer uitgebreide beschrijving van de taken in Kolibri vind je op deze pagina.

Via de groene knop 'Nieuw', links bovenin, kun je 'Taak' selecteren om een nieuwe taak toe te voegen. Meer hierover lees je hier.

Relaties

Al je relaties op één plek in Kolibri, ingedeeld in groepen. Wil je een lijst met al je potentiele verkopers? Iedereen die zich via je website hebben ingeschreven als woningzoekende? Op zoek naar één speciaal iemand? Kolibri maakt het je makkelijk.

Om een specifieke relatie te vinden typ je de naam in in het zoekveld bovenin. Kolibri zal automatisch je invoer aanvullen. Mocht de naam die je invult nog niet voorkomen als relatie dan geeft Kolibri je de optie om deze als nieuwe relatie in te voeren. Een uitgebreide beschrijving van het toevoegen van een nieuwe relatie lees je op deze pagina.

Ben je op zoek naar een bepaalde groep relaties dan kun je de lijst filteren op actieve of inactieve relaties, personen en/of bedrijven, woonplaats van de relatie en de relatiegroep. Je kunt deze filters ook combineren.

relaties11.png

Een relatie in Kolibri kan tot één of meer z.g. relatiegroepen behoren. Om te zien welke groepen beschikbaar zijn klik je in het overzichtsscherm op het filter "relatiegroep". Je ziet nu een lijst met beschikbare groepen.

relaties7.png

Standaard staan er al een aantal relatiegroepen in Kolibri maar je kunt zelf ook nieuwe groepen aanmaken of bestaande groepen wijzigen. Lees er hier meer over.

Een meer uitgebreide uitleg over relatiebeheer en het gebruik van relaties staat op deze pagina.

Zoekers

In Kolibri is het heel eenvoudig om een lijst bij te houden van relaties die op zoek zijn naar een woning en om ze automatisch per e-mail op de hoogte te houden als je nieuw aanbod hebt dat aan hun criteria voldoet.

Als je een Housenet website hebt kunnen mensen zichzelf via je website aanmelden als zoeker. Ze worden dan automatisch in Kolibri toegevoegd als zoeker.

Je kunt deze lijst filteren op bepaalde zoekopdrachten, b.v. alle zoekers die op zoek zijn naar een huuropdracht, een bedrijfspand of een combinatie van filters.

zoekers1.png

Bij elke zoekopdracht kun je aangeven of de zoeker per e-mail (matchmail) op de hoogte moet worden gehouden van nieuw aanbod dat aan hun criteria voldoet en met welke frequentie die mail verstuurd moet worden.

Lees hier een meer gedetailleerde beschrijving van zoekopdrachten in Kolibri. Het hoe en wat over matchmail staat hier beschreven.

Facturen

Ook je facturatie onderhoud je natuurlijk in Kolibri.