E-mail handtekeningen instellen en gebruiken

Als je vanuit Kolibri e-mail verstuurd wil je natuurlijk dat er een mooie handtekening onder je mails staat. Hoe je een handtekening maakt en hoe je die in je e-mails zet vertellen we je hieronder.

Ga om te beginnen naar je Kolibri instellingen door rechtsboven op je naam te klikken en 'Instellingen' te selecteren.

handtekening2.png

De instellingen

Klik nu in het instellingenmenu aan de linkerkant op 'E-mail' en selecteer 'E-mail handtekeningen' (1).

In het scherm dat nu opent zie je de al eerder aangemaakte handtekeningen. Is het de eerste keer dat je een handtekening maakt dan zullen hier nog geen handtekeningen staan.

Door op de blauwe knop 'Nieuwe e-mail handtekening' (2) te klikken kun je een nieuwe handtekening maken.

Met het schuifje (3) kun je een bepaalde handtekening voor alle mailboxen als standaard instellen. Daarnaast kun je ook een specifieke handtekening voor een mailbox selecteren. Lees verderop hoe je dat doet.

Klik op de drie puntjes rechts naast een handtekening om deze te verwijderen of aan te passen (4).

handtekening1.png

Een nieuwe handtekening maken

Door in het instellingenscherm op de blauwe knop 'Nieuwe e-mail handtekening' te klikken ga je naar het scherm waar je deze nieuwe handtekening kunt aanmaken.

handtekening3.png

Het maken van een handtekening werkt eigenlijk hetzelfde als het schrijven van een e-mail. 

Je begint met het kiezen van een naam voor deze handtekening zodat je de handtekening straks makkelijk kunt terugvinden bij het schrijven van een e-mail (1).

(2) Dit is hoe een mergeveld eruitziet. Mergevelden zijn velden die automatisch worden ingevuld wanneer je de e-mail gaat schrijven. (wat mergevelden zijn en hoe je die toevoegt laten we verderop zien)

(3) Met deze knop voeg je mergevelden toe. 

handtekening4.png

Mergevelden gebruiken

Mergevelden zijn velden die automatisch vanuit Kolibri gevuld worden, denk aan een telefoonnummer, een e-mailadres, een bedrijfslogo enz.

Stel, je wilt dat iedere collega dezelfde handtekening onder zijn/haar e-mail bericht heeft, bijvoorbeeld een eenvoudige handtekening met als tekst 'Met vriendelijke groeten' en daaronder je bedrijfsnaam, de naam van de collega en zijn/haar e-mailadres.

Omdat de tekst 'Met vriendelijke groeten' voor iedereen hetzelfde is kun je die gewoon typen. Maar omdat de tekstjes daaronder voor elke collega anders zijn (bv: naam/telefoonnummer/e-mail adres) maak je gebruik van de mergevelden zodat elke collega zijn/haar eigen handtekening heeft. De mergevelden zijn blauw gemarkeerd zodat je ze makkelijk herkend.

Mergevelden kies je gemakkelijk via de 'mergevelden' knop (1). Je kunt daarin zoeken in het veld dat je nodig hebt (2), bijvoorbeeld het bezoekadres van jouw kantoor. Wanneer je op de naam van het mergeveld klikt wordt deze automatisch geplaatst in de e-mail handtekening, op de plaats van je cursor (3).

HTML editor

De kans is groot dat je op dit moment al een handtekening hebt ingesteld in je huidige mailoplossing of dat je systeembeheerder dat voor je heeft gedaan. Wanneer deze handtekening is opgemaakt, is daar HTML voor gebruikt (HTML is de standaard opmaaktaal voor webpagina's). 

Als je diezelfde opmaak wilt meenemen naar Kolibri kun je de HTML die je zelf hebt gemaakt of door je systeembeheerder is ingesteld in Kolibri plakken door op de 'Broncode' knop (1) te klikken. 

Je hoeft daarna alleen nog de mergevelden te vervangen en je handtekening is klaar. Heb jij of je systeembeheerder hulp nodig bij het plaatsen van je huidige HTML handtekening in Kolibri? Laat het ons dan weten, we helpen je graag via support.wazzupsoftware.com.

Handtekeningen gebruiken in e-mails

Nu je handtekening is ingesteld ben je klaar om handtekening te gebruiken. Heb je een handtekening als standaard ingesteld? Dan wordt deze automatisch gebruikt wanneer je een nieuwe e-mail maakt. (1). Wil je zelf een andere handtekening gebruiken? Dan kan dat via de 'Handtekening' knop (2). 

Een specifieke handtekening instellen voor een mailbox 

In de e-mail handtekening instellingen geef je aan welke handtekening voor iedereen als standaard staat ingesteld. Je kunt er ook voor kiezen om bij een losse mailbox de standaard handtekening te negeren en daar een eigen handtekening als standaard in te stellen. 

Dat doe je via de e-mail account instellingen. Je kunt hier aangeven dat er een andere handtekening als standaard moet worden aangehouden: