E-mail templates instellen en gebruiken

Als makelaar stuur je regelmatig e-mails waarvoor je een vast stramien hanteert. Denk daarbij aan het sturen van een bedankje voor een bezichtiging, een opvolging van een intake-gesprek of iemand laten weten dat een opdracht niet meer beschikbaar is. 

Je kunt bij het maken van deze e-mails veel tijd besparen door het gebruik van e-mail templates in Kolibri. In deze handleiding vertellen we je daar alles over. 

De instellingen

Klik in het instellingenmenu aan de linkerkant op 'E-mail' en kies 'E-mail templates' (1).

In het scherm dat nu opent zie je de al eerder aangemaakte templates. Heb je nog geen templates gemaakt? Dan kun je makkelijk beginnen met het maken van je eerste template door op 'Nieuwe template' (2) te klikken.

Wil je een eerder gemaakte template aanpassen of verwijderen? Klik dan op de 3 bolletjes aan rechterkant van de template (3).

Een nieuwe template maken

Het maken van een template werkt eigenlijk hetzelfde als het schrijven van een e-mail. 

Je begint met het kiezen van een naam (1) en categorie (2) zodat je de template makkelijk terugvindt wanneer je een mail schrijft. 

Vervolgens schrijf je het onderwerp van de e-mail (3). Deze wordt automatisch gebruikt wanneer je het template kiest bij het schrijven van een e-mail.

(4). Dit is hoe een mergeveld eruitziet. Mergevelden zijn velden die automatisch worden ingevuld wanneer je de e-mail gaat schrijven (wat mergevelden zijn en hoe je die toevoegt laten we verderop zien).

(5). Met deze knop voeg je mergevelden toe.

Mergevelden gebruiken

Mergevelden zijn velden die automatisch vanuit Kolibri gevuld worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een telefoonnummer, straatnaam, e-mailadres etc.

In het voorbeeld hierboven zie je dat onder andere de straatnaam en huisnummer (in blauw gemarkeerd) van de gekoppelde opdracht automatisch worden gevuld. Daarmee bespaar je veel tijd.

Mergevelden kies je gemakkelijk via de 'mergevelden' knop (1). Je kunt daarin zoeken in het veld dat je nodig hebt (2), bijvoorbeeld de straatnaam van de gekoppelde opdracht. Wanneer je op de naam van het mergeveld klikt wordt deze automatisch geplaatst in de e-mail handtekening, op de plaats van je cursor (3).

Wanneer je de template af hebt kun je daar een voorbeeld voor zien of deze opslaan om te gebruiken.

Templates gebruiken in e-mails

Wanneer je een nieuwe e-mail maakt kan je kiezen voor het gebruiken van een template (1). Je zoekt hier makkelijk de door jou aangemaakte templates op. Door op de gewenste template te klikken wordt de tekst in het onderwerp en het bericht geplaatst (2). 

Het kan voorkomen dat Kolibri de informatie voor een veld niet heeft (3). We markeren het veld dan met oranje zodat je weet dat je deze zelf nog kunt invullen. 

Mis je een mergeveld die je graag zou gebruiken?

Laat het ons dan weten via support.wazzupsoftware.com. Bij het maken van de e-mail templates hebben we een set mergevelden gekozen waarmee we verwachten dat je prima uit de voeten kunt, maar het kan natuurlijk zijn dat we een veld zijn vergeten. We voegen het veld graag voor je toe.