Helpcentrum Kolibri en Housenet Kolibri E-mail Templates

            E-mail templates instellen en gebruiken

            Als makelaar stuur je regelmatig e-mails waarvoor je een vast stramien hanteert. Denk daarbij aan het sturen van een bedankje voor een bezichtiging, een opvolging van een intake-gesprek of iemand laten weten dat een opdracht niet meer beschikbaar is.
             

            Je kunt bij het maken van deze e-mails veel tijd besparen door het gebruik van e-mail templates in Kolibri. In deze handleiding vertellen we je daar alles over. 

            De instellingen

            Klik rechtsboven op je gebruikersnaam en selecteer vervolgens 'Instellingen' om naar je Kolibri instellingen te gaan.




            Klik in het instellingenmenu aan de linkerkant op 'E-mail' en kies 'E-mail templates' (1).



            In het scherm dat nu opent zie je al eerder aangemaakte templates. Heb je nog geen templates gemaakt? Dan kun je makkelijk beginnen met het maken van je eerste template door op de blauwe knop 'Nieuwe template' (1) te klikken.

            Wil je een eerder gemaakte template aanpassen of verwijderen? Klik dan op de 3 bolletjes aan rechterkant van de template (2).


            Een nieuwe template maken

            Het maken van een template werkt eigenlijk hetzelfde als het schrijven van een e-mail.

            Je begint met het kiezen van een naam (1) en categorie (2) zodat je de template makkelijk terugvindt wanneer je een mail wil schrijven.

            Vervolgens geef je de template een onderwerp mee (3). Deze wordt automatisch als titel gebruikt wanneer je de template kiest bij het schrijven van een e-mail.

            Met deze knop voeg je mergevelden toe (4)Mergevelden zijn velden die automatisch worden ingevuld wanneer je de e-mail gaat schrijven (wat mergevelden zijn en hoe je die toevoegt laten we verderop zien).

            Is je nieuwe template klaar dan kun je via de knop 'Voorbeeld' (5) een voorbeeldmail bekijken. Je kunt ook via deze knop een test e-mail versturen. Tenslotte klik je op 'Opslaan' (6) en je nieuwe template is vanaf nu beschikbaar.


            Mergevelden gebruiken

            Mergevelden zijn velden die automatisch vanuit Kolibri gevuld worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een telefoonnummer, straatnaam, e-mailadres etc.

            In het voorbeeld hieronder zie je dat onder andere de voornaam van de ontvanger (in blauw gemarkeerd) automatisch wordt gevuld. Daarmee bespaar je veel tijd.


            Mergevelden kies je gemakkelijk via de 'mergevelden' knop (1). Als je daar op klikt kun je het gewenste mergeveld vinden door in een categorie (2) en/of onderwerp te zoeken (3). Als je het juiste mergeveld gevonden (4) hebt klik je er op en het veld wordt in de template gezet, op de plaats van je cursor.

            Wanneer je de template af hebt kun je daar via de blauwe knoppen een voorbeeld van zien of de template opslaan om te gebruiken.


            Templates gebruiken in e-mails

            Wanneer je een nieuwe e-mail maakt kan je kiezen voor het gebruiken van een van je beschikbare templates door op de knop 'Templates' te klikken (1). Je kunt nu de gewenste template vinden door te filteren op de categorie (2) en/of te zoeken op trefwoorden (3). Door op de gewenste template te klikken wordt de tekst in het onderwerp of het bericht geplaatst. 

            Het kan voorkomen dat de betreffende informatie voor een veld nog niet in Kolibri staat. We markeren het veld dan met oranje zodat je weet dat je deze zelf nog kunt invullen.


            Mis je een mergeveld die je graag zou gebruiken?

            Laat het ons dan weten via support.wazzupsoftware.com. Bij het maken van de e-mail templates hebben we een set mergevelden gekozen waarmee we verwachten dat je prima uit de voeten kunt, maar het kan natuurlijk zijn dat we een veld zijn vergeten. We voegen het veld graag voor je toe.


            Bijgewerkt: 18 Jul 2019 04:52 PM
            Nuttig?  
            Help ons met het verbeteren van dit artikel
            0 0