Wazzup
            Helpcentrum Kolibri en Housenet Kolibri Algemeen

            Pararius Office Export/Import planning & checklist

            We kijken ernaar uit om jullie te verwelkomen als Kolibri gebruikers. Vanuit Pararius Office gaan we jullie 1) relaties, 2) opdrachten en 3) afspraken importereren naar Kolibri (bestanden, zoekers, documenten, etc. vallen hier niet onder!).

            Neem onderstaande planning en checklist op voorhand goed door. 

            1. Planning

            Bij het importeren van je relaties, opdrachten en afspraken naar Kolibri is het belangrijk dat we een duidelijke planning maken.


            Samen met de projectmanager die je overstap naar Kolibri begeleidt stemmen we de dag van de start van de import van je data af. Die datum noemen we in de onderstaande tijdlijn T.
             
            De onderstaande tijdlijn beschrijft de acties die jij en wij ondernemen om de overstap naar Kolibri succesvol te voltooien.
             
            Tijd
            Actie
            Wie?
            T-1
            17:00 uur Vanaf nu Pararius Office niet meer gebruiken
            De klant
            T-1
            17:00 uur Start export data uit Pararius Office
            Pararius Office
            T
            Ontvangt export bestand van Pararius Office
            Wazzup Software
            T
            Start import naar Kolibri
            Wazzup Software
            T+1
            Eerste oplevering import in Kolibri
            Wazzup Software
            T+1
            Controle geïmporteerde gegevens in Kolibri
            De klant
            T+1+2
            Verwerken feedback van de klant
            Wazzup Software


            Voordat we je data kunnen importeren naar Kolibri, moet de data worden geëxporteerd door Pararius Office. Zodra Pararius Office start met het maken van de export, maken ze een momentopname van de data in jouw Pararius Office omgeving.

            Alle data die in Pararius Office wordt ingevoerd ná de start van de export door Pararius Office, gaat verloren bij de import naar Kolibri (omdat die data niet aanwezig is in de export van Pararius Office).

            Om de periode tussen de export van Pararius Office en het afronden van de import in Kolibri zo kort mogelijk te maken is het noodzakelijk om de planning te volgen. 

            2. Checklist

            Lees onderstaande punten voorafgaande aan de Pararius Office export/ import goed door en onderneem waar nodig actie.
            1. Acties die je eventueel nog in Pararius Office voorafgaande aan de export moet doen
              • Het is van belang om bij elke opdracht in Pararius Office aan te geven wat het type (woonhuis/appartement etc.) van de opdracht is omdat de hoofdtypes van de opdracht van Kolibri niet gewijzigd kunnen worden. Controleer en vul aan in Pararius Office indien nodig vóórdat de export wordt aangevraagd.

              • Kolibri gaat bij de indeling van een opdracht uit van de ‘totalen per woonlaag’. Bij Pararius Office kun je in plaats van ‘totalen per woonlaag’ ook ‘totalen per object’ invullen. Wanneer er in Pararius Office geen totalen per woonlaag ingevuld zijn dan worden deze gegevens niet naar Kolibri geïmporteerd. Mocht je er voor kiezen / er niet aan toe komen om voorafgaande aan de Pararius Office export de totalen per woonlaag in Pararius Office in te voeren, dan lees je hier hoe je dit na de import in Kolibri in kunt voeren: https://support.wazzupsoftware.com/portal/kb/articles/opdrachten-woonlagen-en-ruimtes
            2. Eventueel aan je contactpersoon bij Kolibri doorgeven
              • Zijn er in jullie geval in Pararius Office andere gebruikersaccounts dan nu in Kolibri (bijvoorbeeld van oude medewerkers)? Zo ja, dan moeten de gegevens van die gebruikers aan een in Kolibri bestaande medewerker gekoppeld worden. Laat ons in dat geval weten aan welk gebruikersaccount in Kolibri wij die gegevens kunnen koppelen.

                Dus als Pietje een account in Pararius Office had, maar nu geen account in Kolibri heeft, dan worden zijn agenda items, door hem aangemaakte opdrachten, etc. gekoppeld aan een actueel account in Kolibri naar keuze.
            3. Sommige gegevens worden van Pararius Office anders overgenomen naar Kolibri
              • Omdat de verschillen tussen de werking van ‘beschikbaarheid statussen’ bij Kolibri en Pararius Office groot zijn is het niet mogelijk om de status van Pararius Office één op één over te nemen naar Kolibri. Om fouten in de import te voorkomen importeren wij alle opdrachten daarom naar Kolibri naar de volgende twee statussen: 

                Archief – Opdrachten die in Pararius Office verkocht, verhuurd of afgerond zijn.

                Concept
                – Opdrachten die in Pararius Office nog niet verkocht, verhuurd of afgerond zijn.

                 
              • De statussen van opdrachten komen daarmee ook te vervallen. Oftewel wanneer een pand in Pararius Office de status ‘Verkocht onder voorbehoud’ heeft, dan is de status in Kolibri blanco en moet in Kolibri weer toegevoegd worden.
            4. Acties voor ná de import naar Kolibri
              • Tijdens het nalopen en beschikbaar maken van de geïmporteerde opdrachten (die naar externe partijen worden doorgestuurd) kun je erachter komen dat iets nog niet helemaal goed staat. Neem dan contact op met support@wazzupsoftware.com / 026 20 20 116 (keuzemenu 1) geef aan wat er volgens jouw niet goed gaat/gegaan is. Het kan zijn dat de support medewerker zelf je direct kan helpen, maar het kan ook zijn dat een van onze developers geraadpleegd moet worden, hoe dan ook wordt het direct opgepakt, zodat jij z.s.m. door kunt pakken.

              • Geïmporteerde opdrachten worden niet vanzelf doorgestuurd naar externe partijen (zoals Funda en Pararius.nl) en je website. Jullie bepalen na de import zelf welke opdrachten naar externe partijen en jullie website worden doorgestuurd door de opdrachten te publiceren in Kolibri. Deze externe partijen en je website heten mediapartners in Kolibri ( https://support.wazzupsoftware.com/portal/kb/articles/de-instellingen-van-kolibri-mediapartners).

              • De opdrachten die je gedurende de overstap gepubliceerd hebt staan naar externe platformen moet je na de overstap naar Kolibri opnieuw publiceren naar die platformen. Dus had je een opdracht gepubliceerd naar bijvoorbeeld Funda en Pararius dan moet je deze na de overstap opnieuw publiceren vanuit Kolibri. (Door Funda worden hier geen extra kosten voor in rekening gebracht, tenzij je op dit moment naast verandering van software ook van branchevereniging aan het veranderen bent). Stap 5 in deze uitleg laat je zien hoe je een opdracht publiceert: https://support.wazzupsoftware.com/portal/kb/articles/opdrachten-in-kolibri-particulier

                En voer onderstaande stap binnen een paar dagen door om problemen met die adressen in de toekomst te voorkomen:

              • Tot slot ontvang je van ons een overzicht van de adressen die in Tiara (het 'voorportaal' van Funda) als beschikbaar staan. Deze opdrachten (adressen) kunnen al dan niet zichtbaar op Funda zijn. Wat je nu moet doen is controleren of de opdrachten op die lijst in opdracht staan in Kolibri (dan staat het goed). Staat een opdracht echter in concept, dan moet je deze opdracht publiceren. Hierdoor wordt de koppeling tussen de opdracht gekoppeld met Tiara.

                Hoe doe je dit? 

                1) Zet het pand in opdracht.
                2) Controleer of het pand gepubliceerd wordt naar Tiara. 
                3) Zo niet, publiceer het pand naar Tiara.

                4) Optioneel: wil je dit pand niet op Funda/Tiara hebben staan, kun je het pand direct weer afmelden, dat doe je zo: https://support.wazzupsoftware.com/portal/kb/articles/hoe-meld-ik-een-opdracht-af

                NB. Zorg dat je ook deze stap daadwerkelijk doet. Doe je dit niet dan zorgt dit voor problemen met deze adressen in de toekomst. De ervaring leert dat deze stap helaas niet altijd (volledig) door de makelaar wordt uitgevoerd, waardoor Wazzup Software een melding krijgt en het probleem moet gaan oplossen. Doen we met plezier, maar we brengen je t.z.t. de gemaakte kosten hier dan wel voor in rekening. 
            5. Wat niet / niet volledig geïmporteerd kan worden vanuit Pararius Office naar Kolibri
              • De Pararius Office import beperkt zich tot opdrachten, relaties en agenda afspraken (bestanden, zoekers, documenten, etc. vallen hier niet onder!). Wij proberen deze informatie zo goed mogelijk te importeren naar Kolibri. Helaas is dat niet altijd mogelijk omdat het gaat om 2 verschillende systemen. Hieronder een lijst met data die onder opdrachten, relaties en agenda afspraken vallen, maar niet geïmporteerd kunnen worden:

                • In Pararius Office heb je aparte velden voor ‘raamprint’ en ‘brochure tekst’. Deze heeft Kolibri niet, omdat wij voor het maken van brochures een aparte module hebben.

                • Voorzieningen staan in Pararius Office, maar niet in de Pararius Office export die wij aangeleverd krijgen. Zie hieronder het voorbeeld.



                   


                • Bouwjaar is een verplicht veld in Kolibri. We vullen het jaar 1900 in als deze in niet in de Pararius Office export aanwezig is.

                • In Pararius Office kun je aan één object meerder sleutelnummers toekennen. In Kolibri maar één. Wanneer er in Pararius Office meerdere sleutelnummers aan één object zijn toegekend wordt er bij de import naar Kolibri willekeurig één van de sleutelnummers overgenomen.

                • In Pararius Office zijn er meerdere tekstvelden die betrekking hebben op de advertentietekst. In Kolibri is er maar één. Bij het importeren van de teksten vanuit Pararius Office naar Kolibri wordt eerst 'tekstveld 1' (Advertentietekst) in Pararius Office gecontroleerd op inhoud. Als dat veld inhoud heeft dan wordt die tekst overgenomen naar de advertentietekst in Kolibri. Overige velden worden dan niet meer op inhoud gecontroleerd en dus ook niet overgenomen. Als 'tekstveld 1' in Pararius Office leeg blijkt te zijn, dan wordt 'tekstveld 2' (Eigen site) op inhoud gecontroleerd en zo verder.

                  Benamingen tekstvelden 1 t/m 4 in Pararius Office:

                  - Tekstveld 1: Advertentietekst (Dit tekstveld lijkt in Pararius Office alleen zichtbaar te zijn bij advertenties die naar Tiara doorgestuurd worden. Het kan dus zijn dat je dit veld niet ziet).
                  - Tekstveld 2: Eigen site
                  - Tekstveld 3: Raamprint
                  - Tekstveld 4: (Ons onbekend)

            Handige Kolibri info

            Onze support afdeling doet er alles aan om je tevreden te houden en zo snel mogelijk te kunnen helpen. Onze online support omgeving speelt hierin een belangrijke rol: https://support.wazzupsoftware.com/portal/home.

            Bij deze alvast wat handige Kolibri info voor je op een rijtje (deze en nog veel meer vind je allemaal terug in onze online support omgeving): 

            Nuttig?  
            Help ons met het verbeteren van dit artikel
            0 0