Wazzup
            Helpcentrum Kolibri en Housenet Kolibri Agenda Bevestingen

            Bevestigen van afspraken

            Als je een afspraak met een relatie hebt gemaakt en in de agenda hebt gezet wil je waarschijnlijk dat die relatie per e-mail en/of een SMS bericht een bevestiging van de afspraak krijgt. Of dat ook daadwerkelijk gebeurt hangt af van de categorie waaronder de afspraak valt en of je aangegeven hebt dat er voor die categorie bevestigings e-mails en/of SMS berichten verzonden worden.

            Stel, je wil dat er voor bezichtigingsafspraken altijd een bevestigingsmail gaat naar de relaties met wie je die afspraken gemaakt hebt. Ga hiervoor naar de instellingen van Kolibri, door op je naam rechts bovenin te klikken en "Instellingen" te selecteren.



            Klik vervolgens in het instellingenmenu aan de linkerkant op "Gebruik" en kies "Agenda".



            Je ziet nu een overzicht van alle beschikbare agendacategorieën. Je kunt zelf categorieën toevoegen of wijzigen, lees hier meer over op de pagina "De instellingen van Kolibri - Gebruik - Agenda".

            In ons voorbeeld ging het om bezichtigingsafspraken. Je ziet achter de categorie "Bezichtiging" (1) een schuifje "Handmatig bevestigen" (2). Staat dit schuifje naar rechts en is het blauw dan betekent dat dat er niet automatisch een bevestigingsmail of SMS naar de gekoppelde relaties wordt verstuurd maar dat je dit per afspraak handmatig moet doen.

            Wil je dat er wel automatisch een bevestiging wordt verstuurd dan schuif je het naar links zodat het grijs is. Wil je dat er nooit een bevestiging wordt verstuurd dan schuif je het ook naar links.



            Om vervolgens in te stellen of, en zo ja hoe een bevestiging wordt verstuurd klik je op de drie puntjes aan de rechterkantkant en daarna op het groene potloodikoontje om de details van de bevestiging in te stellen.



            In het scherm dat nu opent voer je de details van dit type afspraak in. Bij (1) voer je de standaard tijd in die dit type afspraak in je agenda inneemt. Ook kun je een korte beschrijving invoeren bij (2).



            Nu kun je bepalen of er al dan niet een (automatische) bevestiging moet worden gestuurd. Er zijn drie mogelijkheden:

            1. Er wordt automatisch een bevestiging gestuurd;
            2. De bevestiging moet handmatig verstuurd worden;
            3. Er wordt geen bevestiging gestuurd.

            1. Er wordt automatisch een bevestiging gestuurd

            Zet het schuifje "Handmatig bevestigen" naar links (1) zodat het grijs wordt en klik achter "Direct na bevestiging van de afspraak per" op het veldje E-mail en/of SMS (2) (deze worden dan blauw) om aan te geven hoe de bevestiging verstuurd moet worden.



            2. De bevestiging moet handmatig verstuurd worden

            Zet het schuifje "Handmatig bevestigen" naar rechts (1) zodat het blauw wordt en klik achter "Direct na bevestiging van de afspraak per" op het veldje E-mail en/of SMS (2) (deze worden dan blauw) om aan te geven hoe de bevestiging verstuurd moet worden.



            3. Er wordt geen bevestiging gestuurd

            Wil je dat er helemaal geen bevestigingen worden verstuurd dan zet je het schuifje "Handmatig bevestigen" naar links (1) en deselecteert de wijze waarop een bevestiging verstuurd zou kunnen worden, zodat de velden "E-mail" en "SMS" wit zijn.




            Verder kun je nog aangeven wanneer de eerste en de tweede herinnering verstuurd moet worden, (3) en (4). Als je een afspraak annuleert wordt er direct een bericht verstuurd (5). Vergeet niet om aan te geven hoe deze verstuurd moet worden! (6) Doe je dit niet dan wordt er namelijk niets verzonden!




            Tenslotte kun je de teksten van de e-mails en SMS berichten invoeren of aanpassen.

            Je ziet bij "Email update teksten" en "SMS update teksten" vier tabjes, de bevestiging, de twee herinneringen en de annulering. Onder elk tabje kan je de betreffende tekst die verstuurd zal worden invoeren of wijzigen. Om het je makkelijk te maken kun je gebruik maken van z.g. mergefields, voorgeprogrammeerde tekst die uit Kolibri gehaald worden. Je ziet in het screenshot hieronder in het tekstveld b.v . "{RealtorName}" staan. Hier wordt dan automatisch vanuit Kolibri je kantoornaam ingevuld.

            Door rechtsonder op het veld "Alle mergevelden" te klikken zie je een lijstje met alle beschikbare mergefields. Door op het gewenste mergefield te klikken wordt deze in je tekst geplaatst.



            Klik op de blauwe knop "Opslaan" rechts bovenin en het instellen van deze categorie afspraken is afgerond. Je kunt hem nu met eventuele afspraakbevestiging in je agenda gebruiken.

            Als je nu een bezichtigingsafspraak met afspraakbevestiging in je agenda zet krijg je bij het aanmaken van die afspraak de mogelijkheid om hem gelijk te bevestigen via de groene knop "Afspraak bevestigen" bovenin. Zijn er een of meer relaties aan deze afspraak gekoppeld dan zullen die een bevestigingsmail ontvangen. Je kunt de afspraak ook opslaan zonder hem te bevestigen, je kunt dit later via je agenda overzicht alsnog doen.




            In je agenda overzicht zie je nu je bezichtigingsafspraak staan. Heb je de afspraak bij het aanmaken nog niet bevestigd dan zie je een oranje uitroepteken (1) bij de afspraak staan, is hij wel bevestigd dan zie je een groen vinkje (2).



            Je kunt nu de onbevestigde afspraak alsnog bevestigen door op de afspraak dubbel te klikken zodat het bewerkingsscherm van die afspraak geopend wordt. Bovenin zie je drie knoppen met opties. Klik op "Afspraak bevestigen" en de afspraak wordt bevestigd en een e-mail en/of SMS bericht wordt naar de gekoppelde relaties gestuurd.



            4. Van welk e-mailadres worden bevestingen verzonden?

            Het e-mailadres vanaf waar bevestigingen verzonden worden is het e-mailadres van de hoofdvestiging zoals die in Kolibri staat. Je vindt dit e-mailadres in je instellingen onder 'Mijn bedrijf - Vestigingen' bij de hoofdvestiging.



             Om het e-mailadres te wijzigen klik je op de hoofdvestiging waarna je de gegevens aan kan passen door op de groen knop 'Vestiging bewerken' te klikken.



            Pas het e-mailadres aan naar het gewenste adres en de bevestigingen worden naar dit nieuwe e-mail gestuurd. Heb je hier meerdere e-mailadressen staan dan wordt de bovenste gebruikt.









            Bijgewerkt: 16 May 2019 06:53 PM
            Nuttig?  
            Help ons met het verbeteren van dit artikel
            0 0